Тема: Управление баром

Чек-лист организации работы бара

Проверьте прямо сейчас: насколько эффективно налажены процессы в вашем баре?

Что происходит у вас в баре с точки зрения организации работы? Неважно, говорим мы о баре как об отдельной концепции, контактном баре в ресторане или просто о сервис-баре. Вы уверены, что контролируете ситуацию?

Ко мне часто обращаются с вопросом:

«Александр, у нас бар в ресторане, с посадкой для гостей. Мы понимаем, что есть специфика, и гости не очень любят сидеть за барной стойкой. Мы и не требуем. Но даже с поправкой на это бар приносит совсем небольшую прибыль. Барную карту нам поставил известный бармен, посуду новую купили, инвентаря на сотни тысяч. И даже кожаные фартуки с армбендами. Но что-то идет не так.»

Давайте по порядку.

Кто управляет вашим баром? Есть ли у вас выделенный сотрудник, который отвечает за показатели вашего бара? Как бы он ни назывался: шеф бармен, барменеджер, старший бармен? Или ваш бар подчиняется непосредственно директору ресторана в стратегических и тактических вопросах, а ежедневный операционный операционный контроль осуществляют администраторы на смене? Достаточно ли они компетентны? Воспринимают ли бармены их авторитетными руководителями? Не случается ли так, что в то время как все пошагово знают, что и как должны делать сотрудники зала, а вы уделяете много внимания работе кухни, бар остаётся некой "терра инкогнита", "как-то работает и хорошо"?

Давайте составим список процессов и ключевых точек контроля. Заодно и ответим себе на вопрос: нужен ли специально выделенный сотрудник для управления этим департаментом?

Производство.
Финансы.
Маркетинг.
Персонал.
Административно-техническая работа.

Проверьте себя по чек-листу. Ответьте утвердительно на бОльшую часть вопросов и мысленно пожмите себе руку: "Well done! Всё отлично работает". В противном случае, у меня для вас хорошая новость - в вашем ресторане есть много точек развития! Вы можете зарабатывать больше уже в следующем месяце!

Производство.

Заказ в бар производит компетентный сотрудник (или несколько).
Заказ формируется на основании товарных остатков, а не "на всякий случай"
Количество заказываемого товара не приведёт к стоп-листу или перезатарке склада.
Сформированный заказ утверждается у руководителя.
В моём баре не бывает стоп-листов.
На моих складах ровно то количество запасов, которого хватит на ... недели. У нас нет замороженных в товаре денег и бутылок, стоящих "с прошлого года".
Товар от поставщиков принимается строго по накладным, проверяются соответствие накладной заявке, сроки годности товара, акцизные марки, качество.
Накладные бара подписаны ответственным сотрудником, они хранятся в бухгалтерии в строгом порядке.
Накладные в систему вводятся в течение одного-двух дней. Я всегда вижу реальную картину взаиморасчётов с поставщиками.
У нас есть утверждённые цены от поставщиков и бухгалтер легко может сверить их с накладными.
Товар перемещается из зоны приемки на места хранения буквально за несколько минут.
Определены чёткие места хранения для каждого вида товара.
Сроки и условия хранения товара соблюдаются
Списание товара производится по чёткому алгоритму. Данные в бухгалтерию попадают в тот же день.
Инвентаризация бара проводится раз в неделю.
Переучёт открытого алкоголя не проводится "по линейке" или "на глаз". Мы уверены в правильности снятия инвентаризации.
Разбор инвентаризации с бухгалтерией проводится за несколько дней без проволочек.
Разобранная инвентаризация в нашем ресторане означает, что исправлены все ошибки учёта, все расхождения имеют обоснования.
Мы разбираем инвентаризацию не в деньгах, а в количественных показателях.
Если расхождения по инвентаризации (и плюсы, и минусы) находятся в забюджетированных заранее пределах, бармены получают дополнительную денежную мотивацию.
Заготовки в баре производятся на основании расчитанных норм заготовок.
Для каждой заготовки утверждены сроки и условия хранения.
Вся продукция в баре промаркирована.
Правила ротации (FIFO) продукции и заготовок соблюдаются.
Для барменов разработаны понятные рецептурные книги.
Рецептурные книги соответствуют технологическим картам и регулярно обновляются.

Финансы.

Речь идет не только и не столько про выручки. Хотя, конечно, если выручка вашего бара составляет меньше 20% от общего оборота ресторана, стоит задуматься над тем, правильный и уместный ли продукт вы предлагаете вашим гостям?

Выбор ассортимента в баре тема для отдельного обсуждения и в будущем я посвящу этому вопросу отдельную статью.

Сейчас оцените эффективность управления финансами по следующим пунктам:

Себестоимость вашей продукции укладывается в запланированные (и забюджетированные заранее) целевые показатели.
Размер списания не превышает целевых показателей.
Расхождения инвентаризации не превышают +.../-... процентов от оборота бара.
В ресторане регулярно анализируются продажи напитков по группам (безалкогольная группа, крепкий алкоголь, пиво, вино, коктейли и т.п.). На основании этих показателей обновляется меню, запускаются промоакции, ведётся работа с официантами.
Выручка бара в процентном отношении от выручки ресторана более 35-40%
Мы контролируем (в контактном баре, конечно) размер среднего чека в баре, количество продаж блюд через бар, оборачиваемость посадочного места, количество гостей в баре.
Решения о выборе поставщиков принимаются на основании "прозрачных" критериев. У нас нет поводов сомневаться в честности сотрудников, заключающих договора.
Каждая строчка в барной карте - наш осознанный выбор. У нас нет позиций ассортимента, которые нам навязал поставщик.

Маркетинг

Может быть все дело в нем? Ведь далеко не каждый ресторан может позволить себе маркетолога, таргетолога, копирайтера, хорошего дизайнера и SMM-менеджера. Или вы объясняете себе низкие продажи бара тем, что ваши гости не привыкли заказывать коктейли? И вино им неинтересно? И безалкогольные горячие напитки? И лимонады?

Очередной перечень вопросов:

Мы анализируем окружение нашего ресторана, у нас есть карта торговой территории, мы знаем свою целевую аудиторию и работаем на конкретно её привлечение.
Мы очень чётко определяем, что есть наш "продукт". Каждый раз, обновляя барную карту, мы ставим абсолютно конкретные задачи по вкусам, перечню напитков, ценовой политике.
У нас ведётся и заранее прорабатывается маркетинговый календарь.
Мы не проводим "акции ради акций", а расчитывае экономическую целесообразность каждой из них.
Наши печатные материалы разрабатываются профессиональными дизайнерами и отражают концепцию нашего заведения, а не "сделаны на коленке".
У нас есть понимание стратегии продвижения бара на ближайший год.
У нас разработана пошаговая тактика СММ продвижения, план постов в социальных сетях составляется за 3-5 недель.

Персонал

Даже если у вас есть руководитель бара, честно ответьте на вопрос: он умеет находить и отбирать «правильных «людей»? Найдя ребят, он организует их обучение в короткий срок и максимально эффективным способом? В вашей компании разработана система развития ваших сотрудников? В принципе, вы даете вашим ребятам развиваться?

Готовы проанализировать как организована работа с персоналом в баре вашего ресторана? Тогда начнем:

Есть четкое понимание, какое количество барменов вам необходимо иметь в штате.
Мы используем все возможные каналы коммуникации с кандидатами для их привлечения.
Мы анализируем эффективность размещенных объявлений о поиске сотрудников и не бросаем бесцельно деньги в топку порталов о найме.
В ресторане всегда есть тот, кто сможет провести собеседование с кандидатом в бар, ведь профиль кандидата прописан, есть разработанные анкеты и даже вопросы для первой оценки профессиональных качеств соискателя.
Менеджер на смене в курсе, когда на смену выходит стажер на позицию бармен.
Разработан план стажировки бармена.
Разработаны методы контроля обучения.
Стажеры, выходя на смену, получают заранее подготовленную информацию для быстрого и эффективного прохождения обучения.
Для барменов в вашем ресторане разработана система мотивации и поощрения.
Уровень заработных плат в нашем ресторане не ниже среднего по рынку.
Кто-то периодически анализирует уровень заработных плат по городу (прямые конкуренты).
У нас отсутствует система штрафов и вычетов за дисциплинарные нарушения. Мы предпочитаем позитивную дисциплинарную политику и систему поощрений
Бармены присутствуют и живо участвуют на каждом собрании смены. Они знают цели по продажам, проблемы и задачи ресторана.

"Для этого нужен HR", - скажете вы? Нет. Для выполнения вышеперечисленных пунктов нужен лишь руководитель, который будет нести ответственность за команду. Её развитие, мотивацию, субординацию и выполнение поставленных задач. Если размыть эти функции между разными менеджерами и оставить бар «без присмотра», мы в силу специфики очень быстро получим департамент, которым невозможно управлять, с которого невозможно толком спросить, который конфликтует с другими подразделениями и не выполняет ваших ожиданий.

Административно-техническая работа

Обеспечение чистоты бара, соблюдение санитарных норм, поддержание оборудования бара в технически исправном состоянии, ведение документации, контроль открытия и закрытия бара — вот далеко не полный список функций, которые должен закрывать руководитель бара в ресторане, чтобы обеспечивать бесперебойную работу этого департамента. Кто эти функции выполняет в вашем ресторане? Кто отчитывается о проведенных профилактических работах с оборудованием? Кто контролирует выполнение обязанностей барменов при открытии и закрытии бара? Кто ведет всю необходимую документацию бара и следит за надлежащим исполнением всех инструкций?

Как вы видите, даже бар при ресторане это сложный департамент. Что уж говорить о барах, отдельных форматах, которые так много открываются в последнее время на волне популярности? Но также это и очень-очень интересный бизнес или его направление. Важно лишь научиться заранее планировать деятельность, системно организовывать процессы, регулярно контролировать ключевые точки и мотивировать команду.

На основании приведённых выше выпросов, вы можете создать такой документ как "Должностная инструкция старшего бармена" (или другого руководителя бара). Эти же пункты вы можете включить в план обучения рядового бармена, если хотите "вырастить" руководителя из своих толковых ребят.