Logo bw yellow transparent.png

Система 5S в ресторане. Основы "бережливого производства".

Думаю, вы слышали про концепцию "Бережливого производства" (lean production). Если нет, я настоятельно рекомендую прочитать книги по теме. Найти их в интернете не составит труда.

 

А сегодня я хочу вас познакомить с одним из инструментов бережливого производства: системой 5S. Удобной системой обеспечения порядка на рабочем месте, которая в считанные дни может изменить ваш ресторан.

5S - это концепция рационализации труда на производстве, которая пришла к нам из Японии. Внедрение принципов этой системы позволит вам сократить производственные отходы, увеличить скорость работы сотрудников, снизить количество травм и повысить производительность работы каждого подразделения.

Краткая история появления принципов 5S. После второй мировой войны Япония испытывала жесткий кризис в экономике. Инженер компании Toyota - Тайити Оно - производит переворот в организации производства. Он разрабатывает и внедряет концепцию lean production, принципами которой является  постоянное уменьшение всех видов потерь, порядок, дисциплина и рационализация. Эта подход к управлению позволяет увеличить производительность без дополнительных затрат. 

 

5S – это инструмент бережливого производства, метод организации рабочего пространства. Цель 5S - создание оптимальных условий для выполнения операций, поддержания порядка, чистоты, аккуратности, экономии времени и энергии. 

Вот его основные принципы:

  1. Сортировка.

  2. Упорядочивание.

  3. Систематическая уборка.

  4. Стандартизация.

  5. Постоянное совершенствование. 

 

Зачем внедрять 5S на производстве: 

  • Уменьшает количество неценных лишних действий.

  • Уменьшает ошибки работников и поставщиков.

  • Уменьшает время на обучение стажеров.

  • Сокращает время навигацию по цеху или рабочему месту, поиск инвентаря, сырья и полуфабрикатов.

  • Уменьшает как запасы товара, так и инвентаря, а значит и лишние затраты.

  • Улучшает рабочее пространство.

  • Повышает безопасность сотрудников.

  • Повышает качество полуфабрикатов и блюд.

  • Увеличивает эксплуатационный цикл оборудования благодаря более частой̆ чистке и осмотру.

 

Если вы не первый день «со мной», то заметьте, что некоторые инструменты, созвучные с принципами 5S мы с вами уже разработали и внедрили. А именно:

  • Карта уборки.

  • Чек-листы чистоты.

  • Лайн-чеки.

  • Листы заготовок.

  • ТЖА – технический журнал аудитов и ревизий.

 

5S, пять шагов для поддержания порядка, обозначенные японскими терминами, заключаются в следующем: 

  1. Сейри (Seiri): осознать, какие предметы / инструменты для производства обязательны, а какие нет, и отказаться от лишнего.

  2. Сейтон (Seiton): Упорядочить все оставшиеся предметы. 

  3. Сейсо (Seiso): Содержать в чистоте оборудование и производственные площади.

  4. Сейкецу (Seiketsu): Распространить концепцию чистоты на самого себя и непрерывно повторять три предыдущих шага.

  5. Сицуке (Sitsuke): Воспитать самодисциплину и выработать привычку участия в 5S с помощью стандартов. 

 

Не пугайтесь. Вам не надо заучивать японские слова, главное, понять смысл. Давайте посмотрим, каким образом мы сможем реализовать эти шаги у себя в ресторане.

Навести порядок во всём ресторане сразу одним махом - задача из области утопии. Разобьём ресторан на "рабочие места". Я приведу примерный список, вы – составьте свой.

  • Зал:

    • Рабочая станция официанта.

    • Кассовый узел.

    • Сервировочная.

  • Бар:

    • Сервис-бар.

    • Фронт-бар.

    • Заготовительный цех бара.

  • Кухня:

    • Заготовительный цех.

    • Холодный цех.

    • Горячий цех.

    • Кондитерский цех.

    • Гриль-станция.

    • Пицца-цех.

    • Суши-бар.

    • Раздача.

  • Производственные складские помещения:

    • «Сухой» склад кухни.

    • Холодильные и морозильные камеры.

    • Склад бара.

  • Офис (кабинет).

  • Моечное отделение

 

Это те рабочие места, которые мы можем оценить визуально, по очереди оптимизировать и зафиксировать стандарт ежедневной готовности к работе, а также поддержания порядка на нем на постоянной основе. Приступаем!

1S. Шаг первый: сортировка.

 

Сделайте фотографии рабочих мест "до".

 

В первый шаг вовлеките всех сотрудников. Вместе с ними проведите анализ инструментов, материалов и т.д., которые хранятся на процессах. В рабочем пространстве должны остаться только существенно значимые предметы. Те, которые вы используете постоянно, без которых рабочий процесс невозможен. Цель первого шага избавиться от производственного «хлама», устранить несущественные предметы рабочего пространства.

 

Пересмотрите каждый предмет рабочего пространства. Ответьте на вопросы:

  • Когда вы (я имею ввиду сотрудник, конечно) в последний̆ раз это использовали?

  • Это важно, удобно, уникально для работы? 

  • Если это расходные материалы, действительно ли это минимальное количество, необходимое для нужд производства?

 

Сотейник, дно которого не подходит для ваших индукционных плит, крышка, к которой нет гастроёмкости, противень неподходящего типоразмера, невостребованный тестомес большого объёма… всё это промаркируйте «красной биркой».

 

Напишите, кто и когда проводил отсортировал этот предмет, где он был взят, что это, почему он не используется или не нужен. «Красная бирка» непременно нужна для корректного учёта ОС и МБП! После сортировки составьте список предметов с красными бирками.

 

Пример красной бирки:

Невостребованные, «лишние» предметы переместите в «зону красных бирок».

Это может быть специальный стеллаж на складе, отдельная коробка или полка. Не бойтесь убрать с процесса слишком много, вы ничем не рискуете, вы ничего не выбрасываете. Если предмет понадобится в работе, вы всегда можете забрать его из зоны красных бирок и вернуть на процесс. 

Обсудите в компании и установите лимит времени: сколько предмет может находиться в «красной зоне». Например, месяц. Если предмет не понадобился в течение месяца, избавьтесь от него!

В большом ресторане или сети переместите «красные бирки» на центральный склад, куда стекутся «красные бирки» из других ресторанов / подразделений. Возможно, тестомес, который не нужен вам, очень пригодится вашим коллегам из сети.

На небольшом предприятии примите оперативное решение и продайте, пожертвуйте, обменяйте или утилизируйте лишние предметы.

Ещё раз, вкратце.

Для первого шага 5S вам понадобятся:

  • Красные бирки.

  • Формы отчета по «красной бирке».

  • Фотокамера (телефон) для снимков "до" и "после".

  • Некоторые компании создают центральный̆ склад для 5S и назначают 5S-координатора для управления запасами. 

Шаги:

  • Выберите рабочее место (цех, часть кухни, офис и т.п.) и сделайте снимок "до".

  • Обсудите с командой критерии сортировки:

    • частота использования,

    • важность и количество, необходимое для работы,

  • Создайте локальную зону «красных бирок».

  • Промаркируйте «лишние» предметы красными бирками и переместите предметы в красную зону.

  • После определенного времени переместите невостребованные предметы в Центральную зону красных бирок или примите решение, что делать с этими предметами.

Советы: 

  • Постройте правильную коммуникацию. Удостоверьтесь в том, что руководитель и сотрудники рабочего места понимают суть процесса сортировки, зачем мы это делаем и как всё будет происходить.

  • Удалите что-нибудь из основной рабочей зоны, если это не используется как минимум еженедельно.

  • Ничего не удаляйте без согласования с рабочей̆ группой̆. Слишком рьяное следование принципам 5S может сорвать всю программу, если действовать невнимательно. Лучше пойти на компромисс на некоторых вещах, чем рискнуть 5S миссией̆.

  • Тем не менее, будьте настойчивы, когда понятно, что затраты неэффективны или предмет используется нечасто.

  • Регистрируйте предметы с красными бирками в таблице, чтобы вести учет.

Пример списка "красных бирок".

2S. Шаг второй: упорядочивание.

Всё имеет своё место. Когда вещи отсортированы, каждому предмету (инструменту, продукту, полуфабрикату) должно быть назначено конкретное место хранения. 

Каждый предмет должен быть легко доступен: легко достать, удобно использовать, несложно вернуть на то же место. Так как мы с вами работаем в ресторане, не забываем о принципах товарного соседства и санитарных требованиях.

 

Проанализируйте места хранения вашей продукции:

  • Не нарушается ли принцип товарного соседства? 

  • Не хранятся ли вместе сырые и приготовленные продукты? 

  • Соблюдаются ли температурные режимы хранения продукции?

  • Используются ли профессиональные гастроемкости для хранения продуктов?

 

В случае, если какое-либо правила не соблюдается – произведите реорганизацию мест хранения продукции и приведите хранение п/ф и сырья к требованиям и нормам санитарии.

Опишите рабочее место в виде схемы.

Вы можете пользоваться для этого любой из доступной и привычной вам программ – от Excel до Photoshop или Illustrator (может быть вы владеете Corel Draw или AutoCAD). Неважно какой программой вы будете пользоваться, главное получить результат.

  • Нарисуйте схему рабочего места (кухня / цех)

  • Укажите оборудование и размещение крупного инвентаря на схеме

  • Опишите каждое место хранения п/ф или сырья (холодильники, морозильники, этажерки, столы, полки и пр.)

Лейбирование

Подпишите (пролейбируйте) места хранения продукции или расположения инвентаря.

Не доводите до абсурда! Не надо подписывать холодильник - «холодильник». Но если вы храните на одном стеллаже, например, специи и оливковое масло, подпишите полки, чтобы масло всегда хранилось ниже и в случае его протечки вам не пришлось списать весь объём специй.

Подпишите полки холодильников. Вам кажется это излишним? Вот вам маленький тест.

 

Предложите вашим поварам ответить на очень простой вопрос: "Допустим, у тебя есть всего один холодильник. Расположи на полках сверху вниз следующие группы продуктов - необработанное мясо, необработанная рыба, необработанная курица, сыры, мясные полуфабрикаты. Что в этом холодильнике точно не может храниться?" 

Все профессионалы, все знают принципы товарного соседства. Но уверен, вы удивитесь, насколько разными будут ответы! Не полагайтесь на волю случая и уровень компетенций разных людей, возьмите ситуацию под контроль. И подпишите полки холодильников.

Для маркировки мест используйте специальные принтеры. Я рекомендую использовать профессиональные принтеры P-Touch от компании Brother. Они недорогие и заправляются стандартными кассетами с самоклеящейся пленкой. Чаще всего заказывают пленку 12 мм шириной, белую с черными чернилами. Рекомендую сразу заказывать пленку с усиленной клеевой основой – так наклейки будут держаться дольше.

 

Пример принтера наклеек.

Brother_PT-D210. Настольный принтер для маркировки.

Пример схем станций и лейбирования рабочих мест. Холодильный стол.

Контроль исполнения требований.

Регулярно контролируйте, соблюдают ли ваши сотрудники заведённый порядок хранения инструментов, продуктов, п/ф и т.п. Во-первых, потому что может потребоваться некоторое время, чтобы сотрудники привыкли "на автомате" действовать по определённым правилам. Во-вторых, потому что вы могли упустить какие-то аспекты удобства работы на этапе создания схем станций. Вовремя  исправить ошибки не зазорно. Хуже, навязывать неудобные алгоритмы работы.

Руководитель подразделения ежедневно осуществляет контроль исполнения правил и требований настоящего стандарта по чек-листу. Для контроля используется чек-лист чистоты, в который включен пункт «Продукция хранится в соответствии с утвержденными правилами, производственное оборудование расставлено в соответствии с требованиями стандарта «Требования к организации рабочих мест». В случае неоднократного выявления нарушений руководитель подразделения проводит дисциплинарное собеседование с сотрудником по факту невыполнения и/или выполнения обязанностей не в полном объеме. По факту выявленного нарушения на сотрудника заполняется бланк фиксации дисциплинарного нарушения с отметкой «невыполнение стандартов», составляется акт о нарушении, запрашивается объяснительная записка.

Управляющий ресторана может осуществлять подобный контроль еженедельно или ежемесячно. Помните, что задача такого контроля - соблюдение установленных требований, а не наказание сотрудников. Не надо "выскакивать из-за угла" как сотрудник дорожной инспекции. Предупредите персонал о том, что будет проводиться проверка. "Да они же подготовятся и наведут порядок!" - удивится кто-то. Ну да. А не в этом ли наша цель? Один раз специально подготовятся, второй раз специально подготовятся, а в третий привыкнут соблюдать заведённый порядок.

3S. Шаг третий: содержание в чистоте рабочего места.

Третий шаг включает три основных действия:

  • получение понятного упорядоченного рабочего места,

  • регулярное поддержание его внешнего вида,

  • применение профилактических мер для содержания порядка. 

 

У меня для вас отличная новость! Все процедуры, касающиеся наведения чистоты и порядка в ресторане, о которых мы говорили на семинарах, у вас, скорее всего, уже есть. Все наши Карты и Книги уборки, чек-листы и требования к химии и инвентарю – все это на 100% и есть третий шаг по Системе 5S!

Организуйте рабочее место, устраняя грязь, пыль, жидкости и прочий мусор. Каждый̆ сотрудник должен быть оснащен соответствующими инструментами для очистки и наведения порядка на рабочем месте, которые смогут помочь удостовериться, что решение об устранении того или иного предмета не навредит оборудованию или рабочей зоне. 

С целью достоверности участия каждого в процессе и совместной̆ работе мы устанавливаем график уборки – Карта уборки и Ежедневные обязанности сотрудников, которые менеджер контролирует, заполняя чек-листы или ставя подпись о выполненной работе в Карте Уборки. 

Как только рабочее место сотрудника приведено в соответствие со стандартом, оно должно оставаться в этом состоянии все время. Выполняя ежедневные обязанности по уборке и следуя правилу «Убирай по ходу дела» мы можем быть уверенными в том, что стандарт соблюдается. 

Оборудование, содержащееся в порядке и чистоте, работает более эффективно, создает меньше незапланированного времени на простой, и уменьшает затраты компании. Многие компании находят, что улучшаются безопасность и производительность, поскольку регулярное обслуживание и хозяйственная работа становятся нормой производственного процесса. 

4S. Четвёртый шаг: стандартизация. Распространение установленных правил и неотступное соблюдение их самими. 

 

Стандартизация включает в себя правила, инструкции по выполнению тех или иных работ, нормативы по их выполнению, используемые средства и т. д. 

Мы с вами частично затронули вопросы стандартизации в шаге третьем. А здесь я хочу обратить ваше внимание на следующее.

Есть два типа рестораторов: те, кто не хочет "прописывать" ничего, и те, кто в погоне за стандартизацией начинает описывать абсолютно все процессы в ресторане.

Истина где-то рядом.

Пользуйтесь самым важным правилом любого законотворчества: не надо составлять инструкции к тем процессам, которые и без вас отлично работают. 

 

Глупо писать правила пользования холодильником, все и без вас знают, как им пользоваться. А вот инструкцию по обслуживанию холодильников: фронт работ для ваших техников и чек-лист для их куратора написать стоит.  Как часто следует снимать и чистить заборные и выхлопные решётки, чистить двигатели и лопатки вентиляторов, замерять давление фреона, проверять эластичность и прилегание уплотнительных резинок и т.д.

Пишите инструкции кратко, ёмко, наглядно, избегайте формального языка.

Замените бюрократический мусор "обслуживание холодильного оборудования производится путём регулярного визуального осмотра оного компетентным сотрудником на предмет целостности уплотнительных резинок..." на "человеческое": "Раз в месяц осмотрите уплотнительные резинки холодильника. Проверьте их эластичность и плотное прилегание к дверям."

Именно такие документы и регулярные процедуры позволят вам увеличить количество циклов использования оборудования и сэкономить деньги на их ремонт. Чувствуете разницу?

5S. Шаг пятый: самодисциплина.

Совершенно очевидно, что вся система из пяти S не будет работать в ресторане, если сами сотрудники предприятия не желают ею пользоваться. Ничто не работает, если сотрудники не разделяют ваши ценности и не считают процесс нужным, важным, удобным.

Используйте доски почета персонала, командные соревнования департаментов, сравнительные фотографии, другую наглядную агитацию и поощрение за исполнение принципов системы.

Кроме того, использование системы 5S для организации и рационализации рабочего места, также процессов необходим творческий подход. Поощряйте инициативу, пусть сотрудники сами предлагают соответствующие улучшения. Не забывайте и сами постоянно оптимизировать процесс. 

Удобных вам рабочих мест, рационализированных процессов, безопасности и удовольствия от работы!

Опубликовано 4 сентября 2019

Будем на связи!

Подписывайтесь на мою страницу в Facebook

Александр Мусатов

Напишите мне письмо по поводу консалтинга или корпоративного обучения.

Оксана Масляная

Ответит на вопросы

и зарегистрирует на семинары в Украине.

 

+380 (67) 567-78-79​